ZAGRANICZNA PODRÓŻ SŁUŻBOWA

1. Planując zagraniczną podróż służbową należy wypełnić:

  • wniosek wyjazdowy w celu pobrania zaliczki pieniężnej na pokrycie kosztów podróży służbowej np. diety, hotel...(wniosek wyjazdowy - word);
  • podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych (podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę - word, pdf);
  • kartę zgłoszenia;
  • zamówienie na bilety (zlecenie zakupu biletu - word, pdf lub zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą - word, pdf);
  • polecenie przelewu zagranicznego.

2. Podanie o urlop składa się do Dziekanatu WLS.
3. Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
4. Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołączyć należy wypełniony druk przelewu zagranicznego (dane do przelewu zagranicznego - word, pdf).
5. Zamówienia biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w SUPERTOUR należy wypełnić druk "Zlecenie zakupu biletu" lub "Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą" i wysyłać faksem do biura podróży.
6. Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca może odebrać zaliczkę na wyjazd (Sekcja Zagraniczna - Kwestura, ul. Karowa 20, pok. 406 - IV piętro) w kasie lub na konto.

Każda z delegowanych osób osobiście:
1. wypełnia rachunek zagranicznej podróży służbowej (word) oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej (word);
2. składa swój podpis;
3. składa polecenie wyjazdu do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
4. załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej;
5. rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie opisanej Faktury VAT;
6. podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu.
7. Rozliczenie wyjazdów zagranicznych jest dokonywane w Sekcji Finansowej WLS lub w Kwesturze (Sekcja Obrotu Zagranicznego).
8. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
9. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
10. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

OPRACOWANIE FAKTURY VAT:
FAKTURA VAT musi być wystawiona na:
    Uniwersytet Warszawski
    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
    00-927 Warszawa
    NIP: 525-001-12-66

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
1. Zakupu dokonano na potrzeby WLS ...... (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu .... (numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu.)
2. Wydatek finansowany ze środków: ...... (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST- należy podać rok, GR-(numer) itd.).
3. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą - jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
4. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie/udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
5. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
6. Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
7. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opisu dokumentu, Kierownika tematu lub Dyrektora Instytutu.
8. Opisana Faktura VAT składana jest w sekcji finansowej WLS.

Załączniki:

  • Wniosek wyjazdowy - word
  • Rachunek kosztów podróży - word
  • Oświadczenie do celów rozliczania kosztów podróży - word
  • Dane do przelewu zagranicznego - word, pdf
  • Podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę - word, pdf
  • Zlecenie zakupu biletu - word, pdf
  • Zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą - word, pdf