KRAJOWA PODRÓŻ SŁUŻBOWA

1. Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu (polecenie wyjazdu służbowego do pobrania - word, pdf).
2. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:

  • imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
  • wskazanie celu wyjazdu - miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
  • wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
  • wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
  • określenie środka transportu;
  • podpis osoby zlecającej wyjazd.

3. Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
4. W Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży tylko II klasą PKP.
5.Dziekan określa inny środek transportu w celu odbycia podróży służbowej, niż wymienionego w pkt.5, w przypadkach uzasadnionych zadaniami służbowymi, na pisemny wniosek pracownika z wyrażoną zgodą kierownika jednostki organizacyjnej WLS realizującej wydatki z tytułu podróży służbowej (wniosek o korzystanie z samochodu prywatnego - word, pdf).
6. Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę (umowa w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych - word, pdf).

Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:
1. podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
2. oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej;
3. dołączenie biletów PKP;
4. dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonane rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz z potwierdzeniem zapłaty;
5. dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną; jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
6. jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
7. rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu (ewidencja przebiegu pojazdu - word, pdf).

1. Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:

  • polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej;
  • składa swój podpis;
  • przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
  • polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
  • załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.

2. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
3. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika udzielić zaliczki, którą należy rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
4. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

Załączniki:

  • Polecenie wyjazdu służbowego - word, pdf
  • Ewidencja przebiegu pojazdu - word, pdf
  • Wniosek o korzystanie z samochodu prywatnego - word, pdf
  • Oświadczenie do celów rozliczania podróży służbowej - word
  • Umowa w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych - word, pdf